fmn'19-Interview | Was macht ein gutes Demand Management aus?
Ein Gespräch mit Thilo Junkes, TME Associates und Norman Geidelt, AUDI AG
i²fm:  Herr Junkes, Herr Geidelt, was macht ein gutes Demand Management aus?
xs fmn facility management nutzerkongress referent thilo junkes tme associates Thilo Junkes, TME Associates: Damit sprechen Sie direkt die Königsdisziplin des Corporate Real Estate Managements an. Demand Management – also das Management von Bedarfen und Erfordernissen – heißt im Ergebnis, zum richtigen Zeitpunkt die richtig Fläche und Ausstattung und mit dem richtigen Service sicher und kostengünstig zur Verfügung zu stellen. Die Bedarfe der Nutzer müssen an der Unternehmensstrategie gespiegelt werden.
Vorlaufzeiten bei Immobilienprojekten sind aber unter 2 Jahren nicht zu machen. Also muss das CREM die Bedarfe des Nutzers antizipieren. Es kommt also auf die Interaktion mit dem Nutzer an. Die muss einfach früh sein. Oftmals findet das aber nicht nur nicht früh genug, sondern schlicht gar nicht statt. Viel zu viele CREM-Organisationen sind zu reaktiv unterwegs. Ein richtiges Demand Management verlangt aber den proaktiven Ansatz.
xs fmn facility management nutzerkongress referent norman geidelt audi ag Norman Geidelt, AUDI: Das heißt ganz konkret, dass das CREM als Demand Management sich in die Unternehmensplanung einbindet, dass eigene Meilensteine eingefordert werden muss. Es geht beispielsweise um die Klärung, welche Anzahl von Arbeitsplätzen benötigt wird und mit welchen Ressourcen

 

i²fm:  Klingt nach wahnsinnig vielen Diskussionen mit dem Nutzer, ob er jetzt einen Bedarf erfüllt bekommt oder nicht?
xs fmn facility management nutzerkongress referent norman geidelt audi ag Norman Geidelt, AUDI: Ja, da stellt man schnell fest, dass die Anforderungen der Nutzer nicht immer so einfach in Einklang zu bringen sind – am plakativsten wird das bei den Budgetvorgaben und den Qualitätsanforderungen. Da braucht es Mittel und Methoden der Priorisierung, der Synchronisierung und der Darstellung von Wirtschaftlichkeit. Diskussionen kommen dann natürlich auf, aber das gehört ja quasi zur Job Description eines typischen CREM-Verantwortlichen. Das muss man aushalten – und nicht nur aushalten: CREM als Demand Manager muss einen solchen Prozess aktiv herbeiführen. Dann bringt das einen Mehrwert für den Standort und das Unternehmen.

 

i²fm: Dann mal ganz grundlegend gefragt: Was ist ein Demand? Ist es eine geäußerte Anforderung eines Mitarbeiters? Oder ist ein Demand etwas, was man ableitet indem man beispielsweise Tätigkeitsarten zählt und Auslastungen misst?
xs fmn facility management nutzerkongress referent thilo junkes tme associates Thilo Junkes, TME Associates: Natürlich ist für den einzelnen Mitarbeiter ein Bedarf, den er äußert auch ein Demand. Aber es geht ja nicht um das Wünsche erfüllen. CREM ist dem Unternehmen als Ganzes gegenüber verpflichtet. CREM ist nicht für kostengünstige Flächen zuständig. CREM ist für die Passgenauigkeit von dem, was bereitgestellt wird, zuständig. Es geht um die Übersetzung der Bedarfe einer Gesamtorganisation in Infrastruktur.
Dazu gehört, dass in Planungsrunden definiert wird, welche Organisationseinheiten überhaupt Demands formulieren dürfen und wer am Ende diese Anforderungen über die Budgets zu bezahlen hat. Und im Prozess des Demand Managements werden die geäußerten Anforderunen mit den Ableitungen, von denen Sie sprachen, dann kontrastiert. All das gehört in die Diskussions- und Entscheidungsgrundlage zur Priorisierung.
Was wir zunehmend beobachten ist, dass die Lebenszyklen von Produkten des Kerngeschäfts immer kürzer und kurzfristiger werden. Es wird also auch immer schwieriger, die damit verbundenen Anforderungen rechtzeitig zu formulieren. Für den Crem heißt es, aber auch die eigenen Prozesse noch schneller und effizienter zu machen, um an dieser zunehmenden Flexibilisierung Schritt halten zu können.

 

i²fm: Bedarfsäußerungen von Nutzern sind häufig problematisch, weil es schwerfällt das eigentliche Bedürfnis hinter einem Bedarf zu formulieren. Im Moment rufen angeblich viele nach der Rückkehr der Wände in die Büros, dabei ist das Bedürfnis dahinter eigentlich Ruhe oder auch Privatheit. Wie gehen Sie damit methodisch um?
xs fmn facility management nutzerkongress referent norman geidelt audi ag Norman Geidelt, AUDI: Das sind die typischen Change Aspekte, die Sie da ansprechen, wie zum Beispiel die Privatheit, die Geräuschpegel, das Raumklima und die Vertraulichkeit. Ein Standardthema, das man in den Change Projekten und neuen Bürowelten etablieren und berücksichtigen muss.
Ansonsten gilt natürlich für den Demand Manager grundsätzlich, dass er seine Nutzer und Kollegen kennen muss, besser gesagt „systematisch kennen“ muss. Das heißt, die unterschiedlichen Arbeitsstile zu identifizieren, Tätigkeiten zu typisieren.
Das Ergebnis einer solchen Analysearbeit kann dann in das Produkt Arbeitsplatz einfließen – und zwar in Form von Standardisierungen. Das ist die Aufgabe des Demand Managers.

 

i²fm: Wie stellen Sie fest, dass eingesetzten Ressourcen in die Büroarbeitswelten nachhaltig etwas bringen und auf den Unternehmenserfolg nachzahlen?
xs fmn facility management nutzerkongress referent norman geidelt audi ag Norman Geidelt, AUDI: Wir versuchen uns, neben der Betriebsvereinbarung, an den Wünschen der Kunden und Mitarbeiter zu orientieren. Wenn es darum geht, ein Büro einzurichten, geben wir den Mitarbeiten das Mitspracherecht bei der Gestaltungsarbeit an den Räumen. Es läuft aber aber im Rahmen unserer Flächenstandards ab.

 

i²fm: Woran wird Ihre Leistung im Sinne der Unternehmensführung nach innen bemessen?
xs fmn facility management nutzerkongress referent thilo junkes tme associates Thilo Junkes, TME Associates: Da empfiehlt sich eine Balanced Score Card. Da können Ziele, wie zum Beispiel die Attraktivität als Arbeitgeber, die Corporate Identity und Kostenthemen, operationalisiert werden.
Themen wie Geschwindigkeit, Qualität und Kosten des Bereitstellungsprozesses werden mit Zielen hinterlegt und deren Erreichung nachgehalten. Anhand einer solchen Score Card kann ein Demand Management gut nachweisen, wie und wo Ziele erreicht werden. Ansonsten gilt: wer nicht gezielt unterwegs ist, hilft weder dem Unternehmen, noch dem Nutzer.

 

Sie treffen Norman Geidelt und Thilo Junkes auf dem Nutzerkongress 2019 am 14.-15.5.2019 in Düsseldorf

Das Gespräch führte Katja Bilski-Neumann, Geschäftsfeldleiterin Kommunikationsplattformen, i²fm.

 

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