fmn'16-Interview | Outputorientierung – oft gehört, selten gesehen
Thomas Häusser, Partner & Geschäftsführer bei der Drees & Sommer AG
i2fm: Sehr geehrter Herr Häusser, die Neuregelung der Werkverträge steht auf der politischen Agenda – ein guter Anlass über die vielbeschworene Outputorientierung nachzudenken. Gibt es echte Outputorientierung in deutschen Vertragsverhältnissen eigentlich?
xs fmn haeusser Thomas Häusser: Von der Auslober-Seite kann ich das Mantra der Outputorientierung zwar hören, aber nicht wirklich sehen. In der Praxis ist mir so gut wie kein Vertrag bekannt, den man als waschecht outputorientiert bezeichnen könnte. Es sind zwar viele Ansätze versucht worden, aber viele davon waren nicht erfolgreich. Die große Mehrheit der Verträge ist zyklus- oder verursachungsorientiert oder eine Kombination aus beidem. Wenn Sie mich fragen, mangelt es an der entsprechenden Managementkompetenz zu echter Outputorientierung. .
i2fm: Auf welcher Seite?
xs fmn haeusser Thomas Häusser: Auf der Anbieterseite stehen bei dieser Frage die Kalkulatoren und die Ausführungsverantwortlichen im Fokus. Hier fehlen die Managementprozesse einen rein outputorientierten Vertrag mit Leben zu füllen. Selbst wenn der Auftraggeber entsprechend ausschreiben kann, sind die Angebote der Anbieter in der Regel kalkulatorische Interpretationen, die im Zweifel die eigentliche Outputorientierung aushebeln.
i2fm:  Auf der Schattenseite der werkvertraglichen Vereinbarung – anstatt der dienstvertraglichen – ist häufig zu beobachten, unter welch hohem Output-Druck die operativen Kräfte stehen. Das hat negative Folgen für das Unternehmen – Stichwort Fluktuation, Haftungsthemen, Unzufriedenheit der Mitarbeiter wie der Auftraggeber.
Unsere These: Dienstleistungssteuerung konsequent zu Ende gedacht, bedeutet, die Ausschreibung so zu verändern, dass sämtliche unscharfen Leistungsvereinbarungen ausgemerzt sind. Das heißt, dass die Angebote hochgradig vergleichbar sein würden. Dann kann der Dienstleister über die bessere Organisation von Arbeitsabläufen erst so richtig punkten. Die operativen Kräfte wären dann in rationalisierteren Strukturen eingebunden – also gesündere Druckverhältnisse, weniger Fluktuation, bessere Leistungsfähigkeit, zufriedenere Auftraggeber. Was sagen Sie dazu?
xs fmn haeusser Thomas Häusser: Klares Ja und klares Nein.
Das Ja: Der Arbeitsalltag sieht doch folgendermaßen aus. Der Service-Anbieter steuert seine operativen Kräfte mit klaren Anweisungen, wie oft, was, wann und wo getan werden muss. Der Mitarbeiter hat klare Strukturen und das Unternehmen klare Parameter zur Bewertung der Mitarbeiter und zur Planung ihres Einsatzes beim Kunden. Sprich, es läuft inputorientiert. Die Umstellung auf Outputorientierung würde bedeuten, dass Prozesse, Arbeitsanweisungen, Zusammenarbeitsmodelle und auch das Mind-set der Führungskräfte ganz neu ausgerichtet werden müssten. Wenn das nicht getan wird, machen die den gleichen Job wie in 99% der anderen Accounts, in denen es eben anders vereinbart wurde. Daraus kann man den Leuten keinen Vorwurf machen, aber so ist das nicht praktikabel.
Jetzt zum Nein und zwar zur Vergleichbarkeit der Angebote: Man kann Leistungen nicht so beschreiben, dass alle unisono ins gleiche Kalkulationsgerüst kommen. Das würde nur gehen, wenn z.B. die Anzahl an Personal – und deren Qualifikation – Ausführungszyklen sowie andere kalkulationsrelevante Aspekte vorgegeben werden. Was natürlich in der Praxis weder konzeptionell noch unternehmerisch Sinn macht. Aber in der outputorientierten Ausschreibung hat der Dienstleister kaum Leitplanken, an denen er sich in dieser Hinsicht orientieren soll und könnte. Bisher hat der Anbieter die Guidelines der Zyklen und des Massengerüsts. Komplett im Free Flow zu kalkulieren ist eine konzeptionelle Herausforderung für viele Kalkulatoren, die sich bisher doch so nie gestellt hat. Insofern ist es kein Wunder, wenn sie an ihre Grenzen stoßen. Und das Unternehmen muss sich überlegen, ob sie solche konzeptionellen Fertigkeiten aufbauen möchte, wenn im Zweifelsfall – zumindest in Deutschland – die Nachfrage eigentlich verhältnismäßig gering bleibt.
i2fm: Was tun?
xs fmn haeusser Thomas Häusser: Grundsätzlich ist eine outputorientierte Vergabesystematik gut und zukunftsfähig. Wahrscheinlich müssen wir eine kritische Masse von Projekten am Markt überschreiten, damit Dienstleistungsorganisationen die notwendigen Ressourcen für die Professionalisierung in diese Richtung mobilisieren können. Diese Professionalisierung meint vor allem die Konzeptfähigkeit der Kalkulatoren, die Prozesslandschaft in der operativen Umsetzung und die Steuerungsfähigkeit der Ausführungsverantwortlichen.
Ohne Nachfrage, kein Angebot – beide Seiten müssen dasselbe wollen. Wir können ja beim Nutzerkongress mal in die Runde fragen, ob wir überhaupt fünf konsequent outputorientierte Ausschreibungen zusammen kriegen. Und dann könnten wir noch fragen, welcher Auftraggeber nach einem Pilot wieder auf das alte Modell umgeschwenkt ist – auch da gibt es ja Beispiele, denken Sie nur an das eine oder andere Reinigungsprojekt. Abgesehen davon fallen in Deutschland einfach sehr viele technische Gewerke unter gesetzliche Auflagen – die hier den Spielraum deutlich einschränken. Der Gedanke – der technische Betreiber soll die komplette Betreiberverantwortung übernehmen, die Wartungszyklen möglichst intelligent „strecken“ um die Kosten zu optimieren – gleichzeitig gibt man jedoch Instandsetzungspauschalen von 2.500 € je Einzelfall und mehr und einer maximalen Anlagenverfügbarkeit mit hohen Haftungssummen im Vertrag vor – zeigt das Spannungsfeld, dass sich auch die Auftraggeber der Herausforderung in Form anderer Vertragskonstrukte stellen müssen.
i2fm: Manche Auftraggeber, die große Portfolien oder komplexe Standorte neu ausschreiben möchten, kämpfen inzwischen darum, überhaupt noch Angebote zu bekommen.
xs fmn haeusser Thomas Häusser: Bei großen Portfolien mit hohen kalkulatorischen Aufwand für die Bieter – stellt sich natürlich die Frage – wie groß ist der Bieterkreis, welche Vertragslaufzeit ist vorgesehen – welche Chancen habe ich – und wie groß ist der Druck die Kosten zu reduzieren – gibt es Konzernvorgaben oder wie dominant ist der Einkauf im Verfahren. Die Auftraggeber müssen sich ins Pflichtenheft schreiben, dass Fachabteilung und Einkauf wirklich an einem Strang ziehen – und der wirtschaftlichste Bieter auf mehrere Jahre Vertragslaufzeit im Zweifel nicht immer der zunächst billigste ist.
i2fm: Sehr geehrter Herr Häusser, wir danken Ihnen für das Gespräch.

Das Gespräch führte Katja Bilski-Neumann, Geschäftsfeldleiterin Kommunikationsplattformen, i2fm.

Genau dieses Thema vertieft Thomas Häusser gemeinsam mit vielen anderen auf dem Nutzerkongress – 10.-11. Mai 2016 in Düsseldorf.

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